Carga Universal

La carga universal es una funcionalidad que LinkaForm ofrece para importar registros masivamente a una forma a través de un archivo .xlsx.

Estructura del Archivo

Para asegurar una correcta importación, siga las siguientes recomendaciones para preparar el archivo .xlsx según los campos de la forma.

Campos Individuales (Primer Nivel)

Son aquellos campos que no están dentro de grupos repetitivos o catálogos. Para este tipo de campos, simplemente ingrese el nombre del campo tal como aparece en la forma. Por ejemplo:

Nombre del Propietario

Campos dentro de Catálogos

Si el campo es un catálogo, el nombre de la columna debe seguir la siguiente estructura:

[Nombre del Catálogo en la Forma]: [Nombre del Campo]

Tipo: Tipo de vehículo

Consejo

Solo debe incluir los campos seleccionables dentro del catálogo. Los campos de solo lectura no deben agregarse, ya que LinkaForm los identificará automáticamente y asignará el valor correspondiente por defecto. Esto funciona de la misma manera que al seleccionar una opción de un catálogo en una forma, donde ciertos campos solo aparecen como referencia y no pueden ser seleccionados.

Campos dentro de Grupos Repetitivos

Si un grupo repetitivo contiene campos que no pertenecen a un catálogo, utilice la siguiente estructura:

[Nombre del Grupo Repetitivo]: [Nombre del Campo]

Mantenimiento Realizado: Descripción del Mantenimiento Realizado

Ver también

Consulte Múltiples Registros en un Grupo repetitivo para conocer la estructura de los datos.

Catálogos dentro de Grupos Repetitivos

Si dentro del grupo repetitivo hay un catálogo, siga la siguiente estructura:

[Nombre del Grupo Repetitivo]: [Nombre del Catálogo]: [Nombre del Campo dentro del Catálogo]

Mantenimiento Realizado: Mecánico Encargado: Nombre completo

Error

Si los datos ingresados no coinciden con los registros del catálogo, el registro no se guardará y será descartado.

Formato de Datos

Los registros deben cumplir con los estándares permitidos por LinkaForm.

Correo Electrónico

Debe cumplir con el formato estándar de correos electrónicos, por ejemplo:

✔️ marcela@gmail.com
x marcela@gmail
x pati

Error

El registro será descartado si la estructura del correo no es correcta.

Respuesta Única

Debe ser exactamente una de las opciones disponibles en la forma.

Error

Si la opción ingresada no está dentro de las opciones del campo, el registro será descartado.

Respuesta Múltiple

Si el campo permite múltiples selecciones, ingrese los valores separados por comas y sin espacios. Por ejemplo:

✔️ Opción 1,Opción 2,Opción 3
x Opción 1, Opción 2, Opción 3
x Opción 2, Opción 1, Opción 3

Error

El registro será rechazado si las opciones ingresadas no coinciden con las establecidas en el campo o no cumplen con la estructura establecida.

Respuesta Sí/No

Debe contener exclusivamente: Sí o No

✔️ Sí
✔️ No
x si
x no

Error

El registro solo será válido si las opciones ingresadas son Sí o No y solo si cumplen con la estructura correcta; de lo contrario, será descartado.

Respuesta Selecciona un Campo

Similar a la respuesta única, debe ser una de las opciones disponibles.

Error

Si la opción ingresada no está dentro de las opciones del campo, el registro será descartado.

Números Enteros

Solo se permiten valores numéricos enteros.

✔️ 123
x 12.3

Nota

El valor numérico debe tener menos de 10 dígitos. Para números telefónicos, se recomienda usar un campo de tipo texto.

Números Decimales

Debe incluir el punto decimal para separar decimales.

✔️ 12.50
x 12. 50
x 12,50

Fecha y Hora

Debe seguir la estructura:

✔️ YYYY-MM-DD HH:MM:SS
✔️ 2025-02-28 13:47:47

x DD/MM/YYYY SS:MM:HH
x 28/02/2025 47:25:15

Para campos de solo fecha o solo hora:

✔️ YYYY-MM-DD
✔️ 2025-02-28

✔️ HH:MM:SS
✔️ 13:47:47

Nota

Si los segundos no se ingresan, se registrarán como “00“.

Ver también

Descargue la plantilla del ejemplo desde aquí .

Múltiples Registros en un Grupo repetitivo

Para cargar múltiples registros dentro de un grupo repetitivo, siga estas reglas en el archivo .xlsx para que los datos sean interpretados correctamente:

Columnas fuera del grupo repetitivo:

• Se ingresan una sola vez en la primera fila del registro.

• No es necesario repetir la información en las filas siguientes del mismo registro.

Campos dentro del grupo repetitivo:

• Cada fila representa un elemento dentro del grupo repetitivo.

• Los campos del grupo repetitivo deben llenarse en las filas adicionales, dejando vacíos los campos principales.

Advertencia

Si un campo principal se llena nuevamente en una fila que ya pertenece a un registro existente, se interpretará como un nuevo registro.

Ejemplo

• La columna Nombre del Propietario tiene datos en la primera fila del registro.

• La columna Fecha de Último Mantenimiento también se llena solo en la primera fila del registro.

• En las filas siguientes, esos campos quedan vacíos, indicando que pertenecen al mismo registro.

• Las columnas del grupo repetitivo (Mantenimiento Realizado) sí tienen valores en todas las filas necesarias.

Alta de Forma

Antes de realizar la carga universal, primero deberá registrar la forma donde se cargará la información. Para ello, siga estos pasos:

1. Acceda a Catálogos > Catálogos desde el menú lateral.

2. Ubique el catálogo Catálogo de Formas, dentro de la carpeta Base.

3. Complete los siguientes campos:

   • Nombre de la forma: Especifique el nombre de la forma.

   • ID de la forma: Identificador único de la forma.

   • Tipo de ítem: Seleccione “Form“.

   

4. Haga clic en Mandar respuestas o utilice el botón flotante de envío para finalizar el registro.

   

Carga Universal

Para cargar registros en la forma, siga estos pasos:

Nota

Verifique que su archivo .xlsx esté preparado y que la forma correspondiente haya sido dada de alta .

1. Acceda a Formas > Mis Formas desde el menú lateral.

2. Ubique la forma Carga Universal Module dentro de la carpeta Base.

3. Complete la forma con los siguientes campos:

   • Excel de relaciones campo-documento: Cargue el archivo .xlsx previamente preparado.

   • Forma: Seleccione el nombre de la forma donde se cargarán los registros.

   

   Advertencia

   No ingrese o modifique datos en los campos de estatus, errores o comentarios. Al enviar el registro, estos campos se actualizarán automáticamente según el resultado de la carga.

4. Haga clic en Mandar respuestas o utilice el botón flotante de envío para finalizar el registro.

5. Una vez enviada la carga, regrese al registro presionando Ver Registro.

Consejo

Espere entre 2 - 4 minutos, dependiendo de la cantidad de registros, y luego recargue la página del detalle del registro para visualizar los resultados.

Interpretación de Errores

Para revisar la interpretación de errores, ubíquese en el registro correspondiente y verifique el estatus:

Carga terminada: La importación fue exitosa. Podrá ver el número total de registros creados en la sección de comentarios.

Error: Hubo problemas en la carga. Se mostrará la cantidad de registros creados y los errores detectados

Nota

En caso de error, se adjuntará un archivo .xlsx con los registros que no se importaron correctamente.

Cómo revisar los errores

1. Descargue el archivo adjunto con los errores detectados.

2. En cada fila encontrará únicamente los registros que no se cargaron correctamente.

3. Al final de cada fila, dentro del archivo .xlsx, encontrará mensajes que indican la causa del error en cada campo.

A continuación, tomaremos como ejemplo el siguiente registro detectado con errores:

Nombre del Propietario	Email	¿Cuenta con Seguro?	Tipo: Tipo de Vehículo	Tipo: Marca	Tipo: Modelo	Año de Fabricación	Consumo de Combustible (km/l)	Tipo de Combustible	Equipamiento Adicional	Color	Fecha de Último Mantenimiento	Mantenimiento Realizado: Descripción	Mantenimiento Realizado: Mecánico Encargado: Nombre Completo	Hora de Entrega
Patricia Fernández	pati	No sé	Camión	GMC	Canyn	3	54	Gasolia	Sensor de Revrsa	Verde	2024-12-04	Cambio de llantas	SN

• La estructura del email no es correcta:

El valor “pati“ no cumple con el formato válido de correo electrónico (debe contener “@“ y un dominio válido).

• La opción no esta dentro de los valores definidos: “¿Cuenta con Seguro?“:

La opción “No sé“ no está dentro de los valores definidos (debe ser, por ejemplo: Sí / No).

• No se encontró información en el catalogo “Tipo“:

Alguno de los valores en Tipo de Vehículo, Marca o Modelo no se encontró en el catálogo correspondiente (en este caso el modelo).

• La opción no esta dentro de los valores definidos: “Tipo de Combustible“:

La opción “Gasolia“ no coincide con los valores definidos en el catálogo (debe ser, por ejemplo: Gasolina / Diésel / Eléctrico / Híbrido).

• Alguna de las opciones no esta dentro de los valores definidos: “Equipamiento Adicional“:

“Sensor de Revrsa“ no se encuentra dentro de las opciones válidas del catálogo (está mal escrito).

• La opción no esta dentro de los valores definidos: “Color“:

“Verde“ no coincide con los valores definidos (debe ser, por ejemplo: Azul / Blanco / Negro / Rojo).

• No se encontró información en el catalogo “Mecánico Encargado“:

No se encontró el nombre “SN“ en el catálogo de mecánicos registrados.

Consejo

Para corregir estos errores, revise y actualice los datos ingresados asegurándose de que los valores coincidan exactamente con los definidos en los catálogos y que el formato de los campos sea el adecuado.