Formas¶

En Linkaform, el término forma hace referencia a un formulario digital que posibilita la recopilación de información. En este apartado, encontrará documentación sobre las funcionalidades que ofrece una forma, entre las que se incluyen:

Crear y editar formas.
Crear carpetas para organizar y almacenar formas.
Compartir formas con otros usuarios.
Responder formas para generar nuevos registros.
Acceder directamente a los registros de la forma seleccionada.
Realizar búsquedas de formas dentro de la cuenta.
Realizar configuraciones para uso personalizado.

Este apartado abarcará todos los aspectos necesarios para diseñar una solución integral y aprovechar al máximo el potencial que Linkaform ofrece a su empresa.

Para acceder a las formas, siga los siguientes pasos:

Ingrese a la aplicación web oficial de Linkaform en app.linkaform.com .
Inicie sesión con sus credenciales.

Nota

Si no cuenta con credenciales, solicítelas al administrador de su empresa o al soporte técnico de Linkaform, según sea el caso.

Seleccione la opción Formas > Mis Formas en el menú. Será redirigido a la interfaz correspondiente, donde podrá comenzar a crear y configurar sus propios formularios. Siga leyendo las siguientes secciones de la documentación sobre formas.

Consejo

Presione el símbolo > para visualizar el nombre de las opciones del menú lateral.

Crear forma¶

Para crear una forma siga el procedimiento:

Inicie sesión utilizando sus credenciales.
Diríjase a Formas > Mis formas en el menú lateral.
Identifique y presione el ícono de Archivo ubicado en la parte superior derecha.

Consejo

Posicione el cursor sobre el ícono y la ayuda visual proporcionará información sobre su función.

Linkaform presentará una plantilla en blanco, a partir de la cual podrá estructurar su formulario.

Nombre de la forma¶

Para establecer o cambiar el nombre de una forma, siga los pasos:

Presione el icono de lápiz o haga clic en el título actual en la parte superior izquierda.
Ingrese el nuevo nombre de la forma.
Presione Enter.
Guarde la forma.

Importante

Después de realizar cualquier cambio en la forma, debe guardar los cambios. Para ello, haga clic en el botón Guardar ubicado en la parte superior derecha.

Páginas en la forma¶

Las páginas son útiles para organizar la información de formularios extensas de manera clara y fácil de navegar.

Para agregar una nueva página, simplemente presione el botón verde Nueva página.

Nota

Puede crear las páginas necesarias, que por defecto van tomando el número de página por orden de creación, es decir, página 1, página 2, etc.

Para duplicar la página, presione el botón Duplicar Página ubicado en la parte superior derecha.

Nota

Al duplicar, se creará una copia exacta de la página actual, incluido el nombre seguido de la leyenda copy, lo que identificará a la página como una copia.

Para definir o cambiar el nombre de una página es sencillo. Siga los siguientes pasos:

Identifique la página en la que se encuentra, que por defecto al abrir la forma es la Pagina 1.
Haga clic en el título o ícono de edición de la página.
Ingrese el nuevo nombre.
Presione Enter.

Para eliminar una página haga clic en el icono x ubicado a un costado del nombre de la página.

Si tiene un formulario extenso, utilice el buscador que permite filtrar las páginas.

Campos¶

Los campos son elementos del formulario que permiten recopilar y almacenar la información. Para preparar su propio formulario, Linkaform proporciona campos básicos para personalizar sus formas o Catálogos .

En la siguiente tabla, encontrará características que están disponibles para algunos campos y que realizan acciones específicas dependiendo del campo.

Característica	Descripción
⭐ Favorito	Al activar esta opción, permite visualizar la información de este campo al realizar consultas en registros completados desde el Inbox app o al consultar los registros desde la web en el apartado de registros.
Ascendente/Descendente	Permite ordenar las respuestas del campo en el orden elegido.
Duplicar	Crea una copia exacta del campo.
Config	Configuraciones para establecer cantidades límite de imágenes o documentos, orígenes de archivos permitidos, impresión de fechas y localizaciones.
Requerido	Hace obligatoria la respuesta al campo al crear un registro.
Default	Define una respuesta predeterminada en la forma o catálogo, la cual se puede modificar al responder.
Enviar email	Al activar esta opción, se puede enviar una copia del registro que se está capturando al correo capturado en este campo.
Opción abierta	Permite agregar una opción adicional en la respuesta cuando se definen respuestas únicas.
Propiedades	En el campo de texto, sirve para habilitar la lectura de códigos de barras o QR. En campos numéricos, esta opción establece parámetros mínimos y máximos aceptados.
Configuración notificación	Permite configurar el envío de un correo electrónico al seleccionar una de las opciones de respuesta disponibles.
Configuración ponderación	Establece el puntaje deseado para las respuestas.
Ayuda	Habilita una opción de texto adicional en el campo como referencia a la respuesta solicitada.

Nombre de los campos¶

La opción de actualizar el nombre está disponible para todos los campos. Cuando crea un nuevo campo, el nombre predeterminado es Título de la pregunta. Para actualizar, siga estos pasos:

Presione el icono de lápiz o haga clic en el título actual del campo.
Ingrese el nuevo nombre del campo.
Presione el botón verde ✓ o directamente Enter para completar los cambios.

Atención

Recuerde que es muy importante guardar cambios después de realizar cualquier modificación dentro de la forma. Para hacerlo, simplemente presione el botón Guardar ubicado en la parte superior derecha.

Campo texto¶

Los campos de tipo texto son utilizados para capturar datos que consisten en caracteres alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, tales como nombres, descripciones, comentarios u otra información textual. En las siguientes pestañas, podrá encontrar información detallada acerca de su uso.

Texto una línea

Está diseñado para recopilar respuestas breves, con una limitación de hasta 255 caracteres.

Estos campos presentan una interfaz de entrada de una sola línea, ideal para capturar información concisa como nombres, direcciones o números de teléfono.

Este campo ofrece la posibilidad de activar la lectura de códigos de barras y códigos QR para una entrada eficiente de datos. Para utilizarlo, simplemente active la opción correspondiente como se muestra en la imagen.

Párrafo

Permiten recopilar respuestas más extensas, con una restricción de hasta 500 caracteres. A diferencia del campo texto una línea, estos campos ofrecen un área más amplia que facilita la entrada de textos más largos, como comentarios detallados o descripciones.

Este campo permite a los usuarios saltar de línea y copiar vínculos, manteniendo la integridad de los enlaces proporcionados en la respuesta.

Secreto

Se utiliza para capturar información sin que la respuesta sea visible durante la captura. La información capturada solo se revelará una vez que se haya enviado el registro.

Descripción

Este campo se utiliza para incluir texto en la forma y que sirva como referencia al momento de capturar información. Puede contener recomendaciones o instrucciones a seguir.

Nota

Si requiere un PDF del registro, este campo no estará presente en el documento; solo será visible al responder la forma.

Este campo es útil para capturar únicamente direcciones de correo electrónico.

Importante

Linkaform realiza una validación para asegurarse de que la dirección tenga la estructura correspondiente a un correo electrónico. Sin embargo, Linkaform no verifica la existencia real del correo electrónico.

El campo Email permite configurar la forma para enviar una copia del registro capturado por correo. Para activar esta función, seleccione la opción Enviar Email.

Atención

Esta opción está disponible unicamente para formas.

Se habilitará el botón Configuración de Email. A continuación, siga las siguientes configuraciones:

En este apartado, configure al remitente. Haga clic en el campo y seleccione el remitente deseado.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Email personalizado	Si elige esta opción, ingrese el correo electrónico.
Respuesta a campo de correo	La dirección de correo electrónico proporcionada en un campo email del formulario.

Para

Esta opción permite configurar las acciones que se llevarán a cabo cuando se envíe el registro.

Atención

Por defecto, el correo capturado o especificado en el campo al enviar el registro se toma como destinatario . Para configurar al destinatario, debe hacerlo en la Configuración de Email de toda la forma.

Siga los siguientes pasos:

Seleccione una acción al editar un registro.
Active la opción Adjuntar PDF si necesita enviar el registro en un documento PDF y seleccione una plantilla.

Ver también

Por defecto, la lista de opciones contienen plantillas genéricas que se adaptan a cualquier formulario. Si necesita un documento personalizado, consulte la documentación sobre Desarrollo de PDFs

Active la opción Adjuntar imagen de compañía para que el PDF contenga el logo de su empresa.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Asunto

En este apartado, defina el asunto que mostrará el correo. En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Para seleccionar un metadato o campo, elija y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá el metadato o el id correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.form.name}} es el metadato que muestra el nombre de la forma.

Cuerpo

Este apartado es para definir el cuerpo del correo. El cuerpo de un correo es útil para agregar una descripción más detallada y extensa.

De manera similar al caso anterior, puede utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el cuerpo.

Simplemente seleccione el metadato o el campo deseado y haga clic en Agregar.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.answers.65a72ad10e0c..}} representa los identificadores únicos de los campos asociados al formulario. Observe la diferencia entre un metadato y un campo.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.

Campo respuesta múltiple¶

Un campo de respuesta múltiple resulta útil cuando se busca recopilar datos sobre preferencias, habilidades o situaciones en las que las respuestas no son excluyentes entre sí.

Consulte las siguientes pestañas donde podrá encontrar los tipos de respuesta múltiple disponibles:

Respuesta única

Este campo se utiliza para seleccionar una opción de una lista de opciones proporcionadas.

Para añadir una nueva respuesta, presione Agregar otra opción.
Para permitir al usuario ingresar una respuesta personalizada, active el bullet Opción abierta.
Para ordenar alfabéticamente (A-Z o de la Z-A) las respuestas, presione Ascendente o Descendente.
Si lo necesita, ordene manualmente las respuestas arrastrando la opción al lugar deseado.
Para eliminar una respuesta, presione el botón x ubicado al lado de la opción.

Respuesta múltiple

Este campo permite seleccionar más de una opción de la lista proporcionada.

Para agregar otra respuesta, use Agregar otra opción.
Active Opción abierta para respuestas personalizadas.
Ordene alfabéticamente con Ascendente o Descendente.
Reordene arrastrando las respuestas.
Elimine opciones con el botón x.

Sí/No

Este campo simplifica las opciones de respuesta a solo Sí o No, donde solo se puede elegir una respuesta.

Ordene alfabéticamente con Ascendente o Descendente.
Ordene manualmente arrastrando las respuestas.
Elimine una respuesta con el botón x.

Selecciona un campo

Este campo se utiliza para mostrar las opciones en un selector desplegable, donde los usuarios deben seleccionar una respuesta.

Para agregar otra respuesta, use Agregar otra opción.
Ordene alfabéticamente con Ascendente o Descendente.
Reordene arrastrando las respuestas.
Elimine opciones con el botón x.

Revise las siguientes configuraciones:

Configuración de la notificación

La configuración de correo electrónico permite establecer y personalizar cómo se gestionan y entregan los correos electrónicos para notificar al destinatario según se responda la forma.

Ver también

Para personalizar el envío de un correo electrónico de acuerdo a una acción más específica, puede crear un flujo de trabajo personalizado. Consulte la sección enviar correo para mas detalles.

Para acceder y realizar la configuración necesaria, consulte las siguientes pestañas:

Seleccione Configuración de Email.

En este apartado, configure al remitente.

Haga clic en el selector y elija la opción según lo requiera, teniendo en cuenta la siguiente información:

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Email personalizado	Si elige esta opción, ingrese el correo electrónico.

Para

En este apartado, configure a los destinatarios que recibirán la notificación cuando se seleccione una opción del campo de respuesta múltiple. Siga los siguientes pasos:

Seleccione la opción del campo para la cual se enviará la notificación y presione Agregar opción. Para eliminar una opción, presione el botón x.
Si necesita notificar a un usuario específico de su empresa, ingrese el nombre o correo del destinatario y presione Enter.

Nota

Al ingresar el nombre, Linkaform proporcionará coincidencias automáticamente. Si el usuario de su interés tiene un a cuenta vigente, aparecerá en la lista desplegable. De lo contrario, no se mostrará ninguna sugerencia.

Si lo requiere, puede seleccionar una opción determinada. Si elige una opción de este campo, oprima el botón Agregar cada vez que seleccione una opción. Para eliminar alguna opción, oprima el icono x.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.

Seleccione una acción al editar un registro.
Active la opción Adjuntar PDF si necesita enviar el registro en un documento PDF y seleccione una plantilla.

Ver también

Por defecto, la lista de opciones contienen plantillas genéricas que se adaptan a cualquier formulario. Si necesita un documento personalizado, consulte la documentación sobre Desarrollo de PDFs

Active la opción Adjuntar imagen de compañía para que el PDF contenga el logo de su empresa.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Asunto

En este apartado, defina el asunto que mostrará el correo.

En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Para seleccionar un metadato o campo, elija y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá el metadato o el id correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.form.name}} es el metadato que muestra el nombre de la forma.

Cuerpo

En este apartado, defina el cuerpo del correo, que es útil para agregar una descripción más detallada y extensa.

De manera similar al caso anterior, utilice metadatos y/o campos de la forma para personalizar el cuerpo, seleccionando y haciendo clic en Agregar.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.answers.65a72ad10e0c..}} representa los identificadores únicos de los campos asociados al formulario. Observe la diferencia entre un metadato y un campo.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.

Campo número¶

Los campos numéricos se utilizan para recopilar información numérica. Considere las siguientes configuraciones que comparten:

Revise y si es necesario, configure la ponderacion del campo.
Si requiere, habilite la configuración de Email en el campo email.
Establezca parámetros de rango de mínimos y máximos en las Propiedades del campo.

Entero

Este tipo de campo permite introducir únicamente números enteros.

Decimal

Permite introducir números con decimales.

Campo fecha¶

Este campo es útil para recopilar información relacionada con el tiempo. Se utiliza comúnmente para agregar información de fecha y hora en una misma captura.

Importante

Si lo requiere, puede agregar estos campos por separado.

Campo grupo repetitivo¶

Un grupo repetitivo es un campo utilizado para agregar varios sets dentro de él. Considérelo como un campo que permite incluir pequeños formularios dentro del formulario principal, con la ventaja de poder responder las veces que sea necesario.

Atención

Esta opción está disponible unicamente para formas.

Para utilizarlo, siga estos pasos:

Agregue el campo.
Asigne un nombre con el título del campo.
Guarde la forma en su totalidad.

Importante

Guardar el formulario permitirá habilitar la opción Editar.

Seleccione Editar (se mostrará una plantilla en blanco).
Coloque los campos que formarán parte de este grupo repetitivo (son los mismos vistos en esta sección, excepto los grupos repetitivos).

Campo geolocalización¶

El campo de geolocalización se utiliza para incluir la ubicación geográfica en el registro capturado. Este campo es editable, por lo que podrá modificarla según sea necesario.

Campo fotografías¶

Este campo es utilizado para agregar evidencias fotográficas al registro en el momento de la captura y/o edición.

En la opción Config de este campo, se definen parámetros que son posibles de configurar, los cuales son:

Cantidad de imágenes: Mínimo 0, Máximo 10.

Seleccionar imágenes de: Cámara, Galería, Dibujar. Las opciones activadas serán las permitidas para este campo.

Configuración de campos contiene las siguientes opciones:

Agregar a la imagen: Permite incluir los parámetros de geolocalización (ubicación) en la que se tomó o agregó la foto, así como la fecha de captura.
Campos: Permite incluir campos correspondientes de la forma o catálogo para agregarlos impresos en esa imagen. Simplemente teclee el título del campo y Linkaform lo sugerirá; presione Enter y se agregará.
Nombre de archivo: Permite incluir metadatos correspondientes a ese registro en el nombre de archivo o puede introducir un texto para que se imprima en la imagen.
Configurar marca de agua: Habilitar esta opción permite definir el color, tamaño y la posición de la marca de agua en la foto donde desea que aparezca impresa la información.

Campo documentos¶

Este campo permite agregar diferentes tipos de archivos en el momento de la captura y/o edición del registro.

Del mismo modo que el campo fotografías, puede configurar los parámetros en conf . Sin embargo, aquí tiene la posibilidad de seleccionar qué tipo de archivos son permitidos.

Campo firma¶

Este tipo de campo permite a los usuarios firmar digitalmente, es útil en situaciones donde se requiere una confirmación o autorización.

Si se contesta o edita el formulario o catálogo desde la aplicación web, simplemente podrán utilizar el teclado. Por otro lado, al utilizar dispositivos móviles, podrán dibujar su firma.

Importante

Al momento de responder o editar, la firma se guardará y tratará como un archivo de tipo imagen.

Campo catálogo¶

Un campo de tipo catálogo permite consultar los registros almacenados en la misma.

Ver también

consulte Catálogos para más detalles.

Para utilizar un catálogo, siga los siguientes pasos:

Cree un catálogo.

Ver también

consulte Crear catálogo .

Agregue el campo catálogo.
Asigne un nombre al campo catálogo.
Ingrese el nombre del catálogo previamente preparado en el recuadro vacío. Linkaform sugerirá automáticamente el catálogo correspondiente.

Advertencia

Dentro de una forma, no es posible utilizar el mismo catálogo más de una vez.

Guarde la forma o el catálogo en su totalidad.
Presione el botón Editar para personalizar los campos del catálogo. Consulte el siguiente desplegable para más detalles.

Configuración de Email¶

La configuración de correo electrónico permite establecer y personalizar cómo se gestionan y entregan los correos electrónicos para notificar al destinatario según se responda la forma.

Ver también

Para personalizar el envío de un correo electrónico de acuerdo a una acción más específica, puede crear un flujo de trabajo personalizado. Consulte la sección enviar correo para mas detalles.

Para acceder y realizar la configuración necesaria, consulte las siguientes pestañas:

Seleccione Configuración de Email.

En este apartado, configure al remitente. Haga clic en el campo y seleccione el remitente deseado.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Email personalizado	Si elige esta opción, ingrese el correo electrónico.
Respuesta a campo de correo	La dirección de correo electrónico proporcionada en un campo email del formulario.

Para

En este apartado, configure al destinatario y las opciones de envío de los registros. Siga los siguientes pasos:

Si necesita notificar a un usuario específico de su empresa, ingrese el nombre o correo del destinatario y presione Enter.

Nota

Al ingresar el nombre, Linkaform proporcionará coincidencias automáticamente. Si el usuario de su interés tiene una cuenta vigente, aparecerá en la lista desplegable. De lo contrario, no se mostrará ninguna sugerencia.

Si lo requiere, puede seleccionar una opción determinada en el campo Enviar A. Si elige una opción de este campo, oprima el botón Agregar cada vez que seleccione una opción. Para eliminar alguna opción, oprima el icono x.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Respuesta a campo de correo	La dirección de correo electrónico proporcionada en un campo email del formulario.

Seleccione una acción al editar un registro.
Active la opción Adjuntar PDF si necesita enviar el registro en un documento PDF y seleccione una plantilla.

Ver también

Por defecto, la lista de opciones contienen plantillas genéricas que se adaptan a cualquier formulario. Si necesita un documento personalizado, consulte la documentación sobre Desarrollo de PDFs

Active la opción Adjuntar imagen de compañía para que el PDF contenga el logo de su empresa.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Asunto

En este apartado, defina el asunto que mostrará el correo. En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Para seleccionar un metadato o campo, elija y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá el metadato o el id correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.form.name}} es el metadato que muestra el nombre de la forma.

Cuerpo

Este apartado es para definir el cuerpo del correo. El cuerpo de un correo es útil para agregar una descripción más detallada y extensa.

De manera similar al caso anterior, puede utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el cuerpo.

Simplemente seleccione el metadato o el campo deseado y haga clic en Agregar.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.answers.65a72ad10e0c..}} representa los identificadores únicos de los campos asociados al formulario. Observe la diferencia entre un metadato y un campo.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.

Opciones¶

Las opciones son configuraciones que se pueden aplicar a la forma. Puede encontrar opciones generales, configuraciones sobre flujos, reglas para aplicar a la forma, embeber la forma, imprimir la forma en formato PDF y utilizar botones.

Diríjase a Opciones > Opciones generales.

En los siguientes apartados podrá encontrar información más detallada acerca de cada funcionalidad.

Opciones generales¶

Las opciones generales permiten definir configuraciones aplicables principalmente al responder la forma.

Podrá encontrar las siguientes configuraciones:

Registros Editables: Permite que las respuestas puedan ser editadas, ya sea por usuarios o por administradores.

Importante

Solo son editables los registros que son creados mientras esta opción está activa.

Geolocalización: Al activar esta opción, Linkaform almacenará la ubicación desde donde se contestó el formulario y lo mostrará en los metadatos.
Notificaciones: Si está activa, permite configurar el envío de correos electrónicos para el envío de notificaciones.

Importante

Esta opción, solo esta disponible para campos de opción múltiple y número.

Logo de usuario en PDF de registro: Si se tiene un logotipo definido, esta opción reflejará el logotipo en el PDF del registro.
Pública: Con la activación de esta función, permite que el formulario pueda ser pública para que sea contestado libremente por cualquier persona que no tenga una cuenta en Linkaform. Simplemente copie el enlace que aparecerá a la derecha y compártala, esto permitirá que personas que no utilicen Linkaform puedan generar información.

Importante

Responder un formulario de este tipo solo podrá hacerse a través de la aplicación web.

Editar registros públicos: Cuando se tiene una forma pública, debe considerar activar esta opción si desea modificar los registros.

Plantillas de PDF¶

Esta opción permite configuraciones y establecer un vínculo entre el PDF y la forma.

A continuación, se explicarán de manera general los pasos y campos que la componen. Sin embargo, puede revisar el siguiente enlace (Configuración del pdf ) que corresponde a PDFs y su principal diferencia entre las configuraciones de una plantilla de un solo registro y de múltiples registros.

Seleccione el nombre de la plantilla que desea establecer en la forma. En este campo se muestran las plantillas disponibles para la forma.
Haga clic en el botón Agregar.
Revise y observe que en el campo descripción encontrará información de la plantilla seleccionada.
Pulse OK.
Guarde el formulario en su totalidad.
Seleccione el botón azul que aparece en el recuadro del medio.
En el nombre del PDF, defina la nomenclatura que tendrá el PDF al momento de descargar el archivo. Regularmente es el nombre de la plantilla seguido de un guion -.
Seleccione el campo que, regularmente, es el metadato folio del registro.

Nota

Si es necesario, puede agregar campos de la forma, pero debe asegurarse de marcarlos como requeridos.

Presione en Agregar y verá reflejado el nombre del metadato o campo entre llaves dobles {{}}.
Al finalizar su configuración, haga clic en el primer botón Guardar.
Nuevamente, guarde el formulario en su totalidad.

Confirmación¶

Esta configuración permite personalizar los mensajes al momento de capturar un registro de la forma por la aplicación web. A continuación, se detallan los campos relevantes:

Mensaje final: Lo que se establezca en este campo se mostrará después de enviar el registro.
Texto en botón final: Por defecto, está configurado como Mandar respuesta, pero puede personalizar el texto.
URL destino: Configure para que, después del envío del registro, Linkaform redireccione al usuario a un sitio web específico.

Ponderación¶

Esta configuración le permitirá especificar si desea utilizar alguna puntuación de los campos de la forma. Para acceder a la ponderación, ubíquese en la forma de su interés > Opciones > Opciones generales > Ponderación.

Atención

Esta configuración es exclusiva para las opciones de un campo de respuesta múltiple.

Para definir el tipo de valor, siga los pasos:

Active el bullet Ponderación para habilitar la configuración.
Defina si calificará por puntos o porcentaje. Tenga en cuenta que solo puede elegir una opción.

Nota

Si elige calificar por puntos, los puntos deben ser especificados individualmente en el campo de opción múltiple. Si elige calificar por porcentaje, debe establecer la puntuación máxima.

Temporizador¶

La funcionalidad del temporizador es utilizada para definir parámetros de tiempo relacionados con la captura de información en la forma. La configuración es la siguiente:

Minutos para contestar: Define los minutos que tiene permitido el usuario para enviar la información.
Cantidad de clics permitidos a la URL: Establece la cantidad de veces que el usuario puede hacer clic al momento de responder la forma.
Expira en: Define el tiempo en horas y minutos en el que expira el registro.

Ejemplo

Si la persona A crea un registro, la persona B deberá completar la captura dentro del tiempo establecido en este campo.

Mensaje al contestar: Muestra al usuario un mensaje al momento de responder la forma.
Mensaje al terminar el tiempo: Mensaje que se mostrará al estar cerca de finalizar el tiempo para responder.

Opciones avanzadas¶

En las opciones avanzadas, se establecen los valores para el folio, los versionamientos de los registros de la forma, y la posibilidad de visualizar los ID de los campos. A continuación, se detallan los campos relevantes:

Opciones avanzadas: Activar esta opción permite visualizar los ID únicos de cada campo en esta forma.
Habilitar versionamientos: Si activa esta opción, Linkaform guardará la información capturada en cada registro cuando se edite y la mostrará. De lo contrario, solo se verá la información de la edición más reciente.

Dentro de Folio podrá personalizar ajustando las siguientes opciones:

Folio automático: Linkaform asignará automáticamente el folio al registro.
Folio manual: Permite que el usuario capture el folio.

Importante

Si el usuario no proporciona un folio, Linkaform le asignará uno.

Folio manual requerido: Linkaform permitirá que el usuario capture el folio, pero no permitirá el envío hasta que sea definido por el usuario.

Dentro de Folio Configurable, podrá establecer la nomenclatura para los registros de la forma, configurando las siguientes opciones:

Prefijo: Define los valores de inicio del folio.
Sufijo: Complemento al folio.
Comenzar en: Establece el primer folio.
Incrementar por: Permite configurar el consecutivo de los folios.
Longitud de Folio: Limita los caracteres permitidos en la definición del folio.

Importante

Recuerde que después de realizar cada configuración, presione OK y guarde la forma en su totalidad.

Configuración de flujos¶

La configuración de flujos se utiliza para automatizar procesos en las formas.

Si desea configurar un flujo para una acción específica, siga estos pasos:

Edite la forma a la que desea aplicar una configuración de flujo.
Seleccione Opciones > Configuración de Flujos. Será redirigido a otra página.
Haga clic en el botón verde para Agregar Regla.

Asigne un nombre al flujo. Para hacerlo, simplemente haga clic en Nombre de regla y establezca el nombre.

Importante

Es importante establecer un nombre para el flujo, ya que facilita la identificación y modificación rápida cuando sea necesario editar este flujo, especialmente si hay muchos flujos configurados.

A partir de aquí, tenga en cuenta que la configuración del flujo se divide en dos partes importantes: Triggers y Acciones.

Triggers¶

En Triggers se configuran las validaciones que debe cumplir el registro para que se puedan ejecutar las acciones.

Elija cuándo se ejecutará el flujo. Puede seleccionar que el flujo se ejecute Antes o Después de recibir el registro.
En los campos de tipo checkbox, seleccione los eventos que necesita para la validación, pueden ser:

Creación de registro.
Edición de registro.
Borrado de registro.
Correr múltiples veces se refiere a ejecutar siempre que edite n veces el registro.

En la sección sobre Triggers de campos elija una opción, Todos o Cualquiera

Todos: Si selecciona Todos, está especificando que todas las condiciones de los campos seleccionados deben cumplirse para que se active el flujo.
Cualquiera: Si selecciona Cualquiera, está diciendo que cualquiera de las condiciones de los campos seleccionados puede cumplirse para activar el flujo. En este caso, se activará el flujo si al menos una de las condiciones establecidas en los campos seleccionados se cumple.

Importante

Elegir entre Todos y Cualquiera depende de la lógica que desee aplicar a sus flujos.

Haga clic en Selecciona un campo. Esto abrirá una lista desplegable que contiene todos los campos disponibles en su formulario.
Seleccione el campo que desea para la validación. Al hacer clic en el campo, se agregará a la configuración del flujo.
Elija contiene opción y seleccione una condición para ese campo. Dependiendo de sus necesidades, elija la condición que debe cumplir ese campo.
Seleccione el icono verde con el símbolo más y continúe a partir del paso 4 si necesita agregar más campos a la validación. Puede agregar múltiples campos con diferentes condiciones según sus requisitos.

En Triggers de metadatos, seleccione a un usuario.

Importante

Aquí se ingresa el nombre del usuario que, en conjunto con las otras opciones de Triggers, puede activar la ejecución del flujo de manera más específica. Para esta opción, es necesario haber compartido la forma con el usuario seleccionado; de lo contrario, no se podrá configurar esta parte.

Seleccione una conexión.
Seleccione una calificación.

Importante

Solo se utiliza si la forma tiene ponderación. En este caso, puede elegir una calificación para que, al cumplirse, se ejecute la acción.

Si después de revisar la información tiene dudas sobre la configuración de triggers, puede consultar el siguiente vídeo para obtener una guía visual y más detallada.

De esta manera se realiza la configuración de la sección Triggers. Ahora continúe con la configuración de las acciones.

Acciones¶

En Acciones, se especifica lo que se desea que se realice. Aquí puede encontrar varias opciones, como asignar a un usuario, a una conexión, ejecutar un script, enviar un correo, entre otras. Siga los primeros pasos que son necesarios para todas las acciones.

Inicie con la configuración del flujo .
Realice la configuración del trigger .
Haga clic en el botón verde con el símbolo más para Agregar acción. Al hacer esto se agrega una barra verde con el titulo Acción vacía. Haga clic sobre ella.
Presione en el selector de Acción y elija una opción según su necesidad.

Importante

En base a un Trigger, que establece las condiciones para que se dispare un flujo de trabajo, se pueden configurar varias acciones. Estas acciones se ejecutarán automáticamente cuando se cumplan las condiciones especificadas en el Trigger.

En el selector de Acción, contemple las siguientes pestañas que contiene las opciones e información más detallada sobre cada una de estas acciones.

Asignar a conexión¶

Para asignar un registro a una Conexión por medio de un flujo de trabajo, siga estos pasos:

Importante

Recuerde que una conexión es un usuario que no pertenece a su cuenta de Linkaform.

Prepare su flujo de trabajo .
En el campo Acción seleccione Asignar a conexión.

Agregue un título para identificar la acción.

En el selector Asignar a seleccione Conexión del menú.

Capture el Nombre del usuario al que se le asignará el registro.

Importante

Recuerde que la forma ya debe haberse compartido con ese usuario; de lo contrario, el registro no se asignará. Si la forma está compartida, al ingresar el correo del usuario, Linkaform sugerirá el nombre, que se puede seleccionar para acelerar el proceso.

Habilite el bullet Enviar correo.

Nota

Si habilita esta opción, se enviará un correo electrónico de notificación a la persona a la que se le asignó el registro.

Habilite el bullet ¿Enviar push notificación?.

Nota

Al habilitar esta opción, enviará una notificación a la aplicación móvil de Linkaform para el usuario al que se le asignó el registro.

Asignar a usuario¶

Para asignar un registro a un Usuario, el proceso es similar a asignar a una Conexión mediante flujos. Siga los siguientes pasos:

Importante

Recuerde que un usuario es una persona que pertenece a su empresa.

Prepare su flujo de trabajo .
En el campo Acción seleccione Asignar a usuario.

Agregue un título para identificar la acción.
En el selector Asignar a seleccione Usuario del menú.
Capture el Nombre del usuario al que se le asignará el registro.

Importante

Habilite el bullet Enviar correo.

Nota

Si habilita esta opción, se enviará un correo electrónico de notificación a la persona a la que se le asignó el registro.

Habilite el bullet ¿Enviar push notificación?.

Nota

Al habilitar esta opción, enviará una notificación a la aplicación móvil de Linkaform para el usuario al que se le asignó el registro.

Ejecutar script¶

Ejecutar un script permite realizar tareas específicas de manera automatizada.

Importante

Para tener un script personalizado contacte a soporte técnico y explique su necesidad para su desarrollo.

Prepare su flujo de trabajo .
En el campo Acción seleccione Ejecutar script.

Agregue un título para identificar la acción.
Escriba el nombre del script en el selector Script.
Seleccione Configuración del script. Aparecerá una interfaz nueva, donde podrá configurar los siguientes parámetros.

En la pestaña Usuario podrá encontrar:

Ejecutor: En este campo se establece el usuario que tendrá como historial la ejecución.
Notificar a: En este campo establece el correo electrónico para que le llegue la notificación, el cuál se enviará cuando este flujo-script sean ejecutados

En la pestaña Argumentos se establecen valores específicos para el Script.

Importante

El script recibirá como primer argumento el registro como string y como segundo argumento un diccionario como string con los argumentos definidos.

Ejemplo

En Campo, considere precio y en Valor, 5.

Así, al script le llegará como {"precio": 5}. Puede utilizar este valor en el script para realizar operaciones.

Este enfoque es útil, por ejemplo, si luego pone el script en otra forma y ahí el precio lo puede cambiar a 10. Si desea hacer una validación sobre ese precio en la Forma 1, la validación se realizará sobre el valor 5, y en la Forma 2, sobre el valor 10. De esta manera, puede configurar los argumentos para la validación de datos.

Enviar correo¶

Puede configurar esta acción para enviar correos electrónicos con información específica del registro.

Prepare su flujo de trabajo .
En el campo Acción seleccione Enviar correo.
Agregue un título para identificar la acción.
Seleccione Configuración de Email.

A continuación, siga las siguientes configuraciones:

En esta opción, se configura el remitente. Haga clic en el campo y seleccione el remitente deseado.

Para

Esta opción permite configurar al destinatario. Siga estos pasos para hacerlo:

Seleccione el campo que activará la notificación. O en su defecto
Presione el botón verde con el signo más para agregar una opción.

Nota

En la imagen anterior, se eligió la opción Móvil Android (campo Respuesta Múltiple)

Seleccione al usuario destinatario al que se le notificará o en su defecto:
Seleccione una opción en el campo Enviar A.
Active la opción Adjuntar PDF si es necesario.
Active la opción Adjuntar imagen de compañía si es necesario.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Nota

En la imagen anterior, se agregó el correo soporte@linkaform.com como ejemplo. Continuamos con la configuración de Reenvío (si es necesario), Adjuntar, elegir la plantilla PDF, así como si se adjuntan en el correo el logotipo de la empresa y datos adjuntos. Los datos adjuntos corresponden a si el registro capturado tiene imágenes, se agregarán en el correo de manera adjunta.

Asunto

En este apartado, se define el asunto que mostrará el correo.

Si lo requiere, personalice el texto del asunto.

En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Seleccione el metadato deseado y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá un código correspondiente al campo seleccionado.

Del lado derecho, podrá insertar una respuesta del campo.

Seleccione el campo deseado y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá un código correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

Considere el siguiente ejemplo, es un texto personalizado donde:

{{record.folio}} es el metadato que muestra el numero de folio del registro.
{{record.answers.6564fc4b7abbbbec1ea2b4ab.6564fc4b7abbbbec1ea2b4ae}} es el campo, tienda de tipo texto, como identificador utiliza su ID.
{{record.answers.6564fc4b7abbbbec1ea2b4ab.6564fc4b7abbbbec1ea2b4af}} es otro campo correspondiente al campo dirección.

Cuerpo

De manera similar al caso anterior, simplemente seleccione el campo o metadato deseado y haga clic en Agregar.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.

Forma a catálogo¶

Esta acción permite insertar el registro de una forma a un catálogo, sin necesidad de hacerlo directamente creando un registro en el catálogo

Importante

Es muy importante tener en cuenta los siguientes puntos antes de utilizar la acción de Forma a catálogo:

Debe tener preparado el catálogo al que desea asignar los registros de la forma.
En su forma, los campos deben coincidir exactamente con los del catálogo, incluido el tipo de campo, nombre y las mismas configuraciones como ponderación, incluso si se encuentran como requeridos.

Ahora continue siguiendo los siguientes pasos para configurar la acción:

Prepare su flujo de trabajo .
En el campo Acción seleccione Forma a catálogo.
Agregue un título para identificar la acción.
Escriba el nombre del catálogo en el campo. Al teclear las primeras letras, Linkaform mostrará las coincidencias.

Observe que hay dos columnas: una corresponde al nombre de su forma, en este caso, la forma que se está utilizando se llama Prueba básica APP y la del lado derecho corresponde al nombre del catálogo, en este caso, FAQ.

Seleccione una opción en la columna correspondiente a la forma.

Seleccione el campo de la forma a la que desea relacionar con el catalogo.
Seleccione el campo del catalogo. En la columna del catalogo seleccione el mismo campo que de la forma.

Ejemplo

Para este ejemplo, se utiliza la opción Usar campo. Se irá eligiendo campo por campo para conectar con el catálogo. Recuerde que del lado izquierdo se encuentran los campos de la forma y del lado derecho los campos del catálogo al que se conectará.

Importante

Agregue todos los campos necesarios. En el ejercicio anterior, solo se necesitaron 2 campos, pero puede añadir los que necesite haciendo clic en el botón verde con el símbolo más.

Después de realizar su configuración, haga clic en el botón Guardar y la automatización para enviar información de una forma a un catálogo estará lista.

Consulte el siguiente vídeo para obtener un ejemplo visual.

Forma a forma¶

Esta acción permite enviar información desde una forma hacia otra u otras formas.

Importante

La estructura y configuración de los campos dentro de la forma deben coincidir con los de la forma a la que se desea conectar.

Prepare su flujo de trabajo .
Ubíquese en la forma principal que generará la conexión.
En el campo Acción, seleccione Forma a Forma.
Agregue un título para identificar la acción.
En el campo Forma, escriba el nombre de la forma con la que desea establecer la conexión.

Tenga en cuenta que hay dos columnas: la izquierda corresponde a la forma actual y la derecha a la forma a la que se desea conectar.

Seleccione una opción en la columna correspondiente a la forma actual.

Ver también

Opciones

Usar campo: Muestra la lista de todos los campos de la forma actual.
Usar valor: Establece un valor fijo que siempre se utilizará.
Usar metadato: Permite elegir los datos generados desde el servidor.

Seleccione el campo, metadato o escriba el valor que desea relacionar con la forma.
En la columna derecha, correspondiente a la forma a la que se desea conectar, seleccione el campo correspondiente.

En el siguiente video podrá encontrar un ejemplo visual sobre el proceso de una acción Forma a Forma.

Grupo a catálogo¶

Esta acción es similar a la acción forma a catálogo . Sin embargo, está específicamente diseñada para trabajar con grupos repetitivos de una forma. Es más sencillo si se necesitan almacenar múltiples registros, ya que un grupo repetitivo permite agregar los sets que se requieran.

Importante

Consideraciones Importantes:

Tenga preparado el catálogo al que desea asignar los registros del grupo repetitivo.
La estructura y configuración de los campos dentro del grupo repetitivo deben coincidir con los del catálogo al que desea asignar los registros.

Siga los siguientes pasos para hacer la configuración necesaria:

Prepare su flujo de trabajo .
En el campo Acción, seleccione Grupo a catálogo.
Agregue un título para identificar la acción.

Observe que hay dos columnas: en el lado izquierdo podrá encontrar opciones correspondientes al grupo repetitivo, mientras que en el lado derecho podrá encontrar opciones del catálogo al que se hará la conexión.

En el campo Grupo, seleccione el nombre del grupo repetitivo de su forma.
En el campo Catálogo, escriba el nombre del catálogo al que desea asignar. Al teclear, Linkaform le sugerirá el nombre del catálogo.
Seleccione una opción en la columna correspondiente al grupo repetitivo.

Ver también

Opciones

Usar campo: Mostrará la lista de todos los campos de la forma.
Usar valor: Establece un valor fijo que siempre se utilizará.
Usar metadato: Permite elegir los datos que se generan desde el servidor.

Nota

Observe que al elegir el grupo repetitivo de la forma, solo aparecerán campos dentro de este, excluyendo a los restantes de la forma. De la misma manera, al seleccionar el catálogo de su preferencia.

Seleccione el campo, metadato o escriba el valor que desea relacionar con el catálogo.
Del lado del catálogo, seleccione el campo del catálogo.

En el siguiente video podrá encontrar un ejemplo visual del proceso.

Reglas de Forma¶

Las reglas de forma son configuraciones que posibilitan:

Mostrar campos
Deshabilitar campos
Requerir campos
Ocultar campos

Importante

La configuración de las reglas de forma es independiente para cada forma. En otras palabras, si duplica la misma forma, es necesario crear las reglas de forma de manera independiente, ya que no se duplicarán automáticamente.

Siga los siguientes pasos, que son requeridos para cada regla de campo:

Ubíquese en la forma a la que desea aplicar la regla de campo.
Seleccione Opciones > Reglas de Forma.

Haga clic en el botón verde con el icono de más para Agregar Regla.

Asigne un nombre descriptivo que diferencie su regla, haciendo doble clic en el nombre predeterminado Regla N.
En el campo Deseo, seleccione una opción.

Ver también

Opciones

Mostrar: Se utiliza para que, al cumplir una validación configurada, se muestren uno o más campos.
Deshabilitar: Funciona para que, al cumplir una validación configurada, se deshabiliten uno o más campos.
Requerir: Es útil para que, al cumplir una validación configurada, se requieran de manera obligatoria uno o más campos.
Ocultar: Se utiliza para que, al cumplir una validación configurada, se oculten uno o más campos.

Seleccione el o los campos que serán afectados por la regla, presionando el botón Campos. Observe que aparecerán los campos de su forma.

Escriba el nombre del campo que hará la condición que se debe cumplir para la ejecución de la regla de forma. Observe que aparecerá un recuadro verde con el tipo de campo que representa dicho campo.

Truco

Si no recuerda el nombre del campo, teclee dos puntos (:) y Linkaform mostrará todos los campos de la forma.

Seleccione una condición para que se cumpla la regla.

Ver también

Opciones

No está vacío: Esta opción valida si el campo no está vacío, es decir, si contiene algún valor.
Está vacío: Verifica si el campo está vacío, sin contener ningún valor.
No contiene opción: Comprueba si el campo no contiene una opción específica.
Contiene opción: Evalúa si el campo contiene una opción específica.
No es igual a: Esta opción verifica si el campo no es igual al valor especificado.
Igual a: Verifica si el campo es igual al valor especificado.

La elección de las últimas cuatro opciones permitirá seleccionar o escribir contenido para realizar la validación. Puede incluir más de una validación para un campo; sin embargo, debe aplicar una relación lógica AND o OR.

Opcionalmente, seleccione el botón Duplicar para replicar la regla exactamente como está configurada en ese momento (esta opción es útil cuando se desean crear reglas muy similares).
Opcionalmente, seleccione Condiciones de usuario con el ícono de un solo usuario para incluir o excluir usuarios de esta regla de forma.
Opcionalmente, seleccione Condiciones de grupo con el ícono de grupo para incluir o excluir un grupo de usuarios de esta regla de forma.
Guarde sus cambios.

Consulte el video a continuación para obtener ejemplos visuales.

Embeber forma¶

La funcionalidad de embeber una forma implica exportar código HTML de la forma para integrar el formulario directamente en una página web o aplicación.

Embeber una forma es sencillo, simplemente siga estos pasos:

Ingrese a la forma de la que desea obtener el código.
Configure su forma como pública. Diríjase a Opciones > Opciones Generales y habilite la opción Pública.
Guarde la forma en su totalidad.
Seleccione Opciones > Embeber Forma.
Ingrese la URL de destino (el sitio web donde desea embeber la forma) o puede dejarla en el valor predeterminado.

Haga clic en el botón Siguiente.
Copie y pegue el código HTML que Linkaform le proporciona.

Consulte el siguiente video para ver un ejemplo:

Imprimir PDF¶

Esta funcionalidad permite generar una plantilla únicamente con los campos que conforman la forma, sin necesidad de crear un registro.

Para generar un documento PDF, siga estos sencillos pasos:

Ubíquese en la forma de la cual desea obtener el PDF.
Vaya a Opciones > Imprimir PDF.
En el historial de descargas de su navegador, encontrará el archivo PDF con la estructura de su forma.

Botones¶

Los botones tienen la función de ejecutar una acción que afecte a un campo. La configuración es la siguiente:

Ingrese a la forma en la que desea agregar el botón.
Diríjase a Opciones > Botones.
Haga clic en el botón verde para Agregar botón.
Asigne un nombre descriptivo al botón haciendo doble clic sobre el campo Título de la pregunta.

Las características de los botones son las siguientes:

Función	Descripción
Ícono	Seleccione la figura que se mostrará como botón en la forma. Para ello, haga doble clic en el icono de nave.
Color	Establezca el color del botón elegido. Puede utilizar un número hexadecimal o incluso usar la barra de colores.
Visible en	Determine el momento en que se visualizará el botón.
Esperar respuesta	Habilite si está relacionado con un proceso y debe esperar confirmación (por ejemplo, en el caso de afectación por Script).
Script	Habilite para configurarlo con la ejecución de un Script.
Ayuda	Habilite la opción si requiere que brinde ayuda e introduzca el texto de ayuda.
Actualizar valores	Escriba el nombre del campo que será afectado por el botón cuando se haga clic en él. Por ejemplo, al hacer clic en el botón, puede cambiar la respuesta del campo `Estatus` al valor `Resuelto`.


Web services	Ingrese los parámetros correspondientes a la interacción con un servicio web cuando se hace clic en el botón. Esto podría incluir datos que se envían al servicio web para realizar alguna acción o solicitar información específica.

Carpetas¶

Las carpetas permiten organizar y facilitar el acceso y la gestión de las formas. En las siguientes secciones, encontrará más información acerca de cómo trabajar con carpetas.

Crear carpeta¶

La creación de una carpeta en Linkaform sirve para almacenar una o más formas dentro de ella. Siga los siguientes pasos para crear una carpeta:

Seleccione la opción Formas > Mis Formas, ubicada en el menú vertical a la izquierda de su pantalla.
Haga clic en el ícono de la burbuja con el icono de carpeta, ubicado en la parte superior derecha. Al pasar el ratón sobre ella, podrá ver la funcionalidad que ofrece.
Escriba el nombre de la carpeta. Observe que del lado izquierdo podrá encontrar la carpeta que creó.

Compartir Carpeta / Forma¶

Compartir una carpeta o una forma es un proceso sencillo, siga los pasos:

Diríjase y presione la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.
Identifique la carpeta o la forma de su interés.
Haga clic en el ícono de compartir.
Escriba el nombre del usuario con el que desea compartir la carpeta o la forma. Observe que el nombre del usuario aparecerá en la parte inferior.

Defina los permisos que el usuario tendrá:

Lectura: El usuario podrá ver las formas dentro de la carpeta y crear registros.
Compartir: El usuario podrá ver y responder a las formas, además de poder compartir la carpeta con otros usuarios.
Admin: El usuario tendrá los mismos privilegios que los perfiles anteriores, además de poder modificar y eliminar las formas.
Borrar registros: Al activar esta opción, el usuario podrá eliminar registros de las formas. Si no se activa, el usuario no podrá eliminar registros incluso si tiene el perfil de Admin.

Advertencia

Cuando se comparte una carpeta, las formas que contiene heredan automáticamente los permisos.

Truco

Si necesita mover una forma a una carpeta, simplemente arrástrela al lugar que necesite. Si necesita mover una forma fuera de alguna carpeta, a la raíz, simplemente arrástrela a la columna principal.

Opciones de forma¶

Las formas proporcionan opciones que permiten una rápida gestión de las mismas, las cuales incluyen;

Borrar
Compartir: Permite otorgar permisos de la forma a otros usuarios. Siga los pasos .
Editar: Permite realizar cambios en la estructura de la forma. Se pueden agregar campos, modificar respuestas, etc.
Duplicar: Duplica la forma, incluidos los IDs y reglas de campo.

Advertencia

Al duplicar una forma, Linkaform no duplica flujos de trabajo.

Responder: Permite crear registros de la forma deseada. Simplemente haga clic sobre la opción y se mostrará la estructura de la forma en modo Responder. Al terminar de capturar la información, haga clic en Mandar respuestas.
Ver Registros: Mostrará los registros de la forma. Esta opción tiene dos tipos de resultados:
- Si la forma se tiene compartida en modo Solo Lectura, el usuario solo podrá ver sus propios registros.
- Si la forma se tiene compartida en modo Admin, el usuario podrá ver todos los registros, independientemente del usuario que los haya creado.

En esta sección, ha aprendido conceptos necesarios sobre como crear y personalizar sus formas. También ha aprendido a configurar sus formas para realizar tareas específicos.

En la siguiente sección, aprenderá todo lo relacionado con catálogos, una funcionalidad sumamente util para agregar un plus a sus formas. Si tiene alguna duda, del contenido anterior, puede regresar y consultar el contenido o preguntar directamente al soporte técnico de Linkaform.