Crear forma¶

Para crear una forma siga el procedimiento:

Inicie sesión utilizando sus credenciales.
Diríjase a Formas > Mis formas en el menú lateral.
Identifique y presione el ícono de Archivo ubicado en la parte superior derecha.

Consejo

Posicione el cursor sobre el ícono y la ayuda visual proporcionará información sobre su función.

Linkaform presentará una plantilla en blanco, a partir de la cual podrá estructurar su formulario.

Nombre de la forma¶

Para establecer o cambiar el nombre de una forma, siga los pasos:

Presione el icono de lápiz o haga clic en el título actual en la parte superior izquierda.
Ingrese el nuevo nombre de la forma.
Presione Enter.
Guarde la forma.

Importante

Después de realizar cualquier cambio en la forma, debe guardar los cambios. Para ello, haga clic en el botón Guardar ubicado en la parte superior derecha.

Páginas en la forma¶

Las páginas son útiles para organizar la información de formularios extensas de manera clara y fácil de navegar.

Para agregar una nueva página, simplemente presione el botón verde Nueva página.

Nota

Puede crear las páginas necesarias, que por defecto van tomando el número de página por orden de creación, es decir, página 1, página 2, etc.

Para duplicar la página, presione el botón Duplicar Página ubicado en la parte superior derecha.

Nota

Al duplicar, se creará una copia exacta de la página actual, incluido el nombre seguido de la leyenda copy, lo que identificará a la página como una copia.

Para definir o cambiar el nombre de una página es sencillo. Siga los siguientes pasos:

Identifique la página en la que se encuentra, que por defecto al abrir la forma es la Pagina 1.
Haga clic en el título o ícono de edición de la página.
Ingrese el nuevo nombre.
Presione Enter.

Para eliminar una página haga clic en el icono x ubicado a un costado del nombre de la página.

Si tiene un formulario extenso, utilice el buscador que permite filtrar las páginas.

Campos¶

Los campos son elementos del formulario que permiten recopilar y almacenar la información. Para preparar su propio formulario, Linkaform proporciona campos básicos para personalizar sus formas o Catálogos .

En la siguiente tabla, encontrará características que están disponibles para algunos campos y que realizan acciones específicas dependiendo del campo.

Característica	Descripción
⭐ Favorito	Al activar esta opción, permite visualizar la información de este campo al realizar consultas en registros completados desde el Inbox app o al consultar los registros desde la web en el apartado de registros.
Ascendente/Descendente	Permite ordenar las respuestas del campo en el orden elegido.
Duplicar	Crea una copia exacta del campo.
Config	Configuraciones para establecer cantidades límite de imágenes o documentos, orígenes de archivos permitidos, impresión de fechas y localizaciones.
Requerido	Hace obligatoria la respuesta al campo al crear un registro.
Default	Define una respuesta predeterminada en la forma o catálogo, la cual se puede modificar al responder.
Enviar email	Al activar esta opción, se puede enviar una copia del registro que se está capturando al correo capturado en este campo.
Opción abierta	Permite agregar una opción adicional en la respuesta cuando se definen respuestas únicas.
Propiedades	En el campo de texto, sirve para habilitar la lectura de códigos de barras o QR. En campos numéricos, esta opción establece parámetros mínimos y máximos aceptados.
Configuración notificación	Permite configurar el envío de un correo electrónico al seleccionar una de las opciones de respuesta disponibles.
Configuración ponderación	Establece el puntaje deseado para las respuestas.
Ayuda	Habilita una opción de texto adicional en el campo como referencia a la respuesta solicitada.

Nombre de los campos¶

La opción de actualizar el nombre está disponible para todos los campos. Cuando crea un nuevo campo, el nombre predeterminado es Título de la pregunta. Para actualizar, siga estos pasos:

Presione el icono de lápiz o haga clic en el título actual del campo.
Ingrese el nuevo nombre del campo.
Presione el botón verde ✓ o directamente Enter para completar los cambios.

Atención

Recuerde que es muy importante guardar cambios después de realizar cualquier modificación dentro de la forma. Para hacerlo, simplemente presione el botón Guardar ubicado en la parte superior derecha.

Campo texto¶

Los campos de tipo texto son utilizados para capturar datos que consisten en caracteres alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, tales como nombres, descripciones, comentarios u otra información textual. En las siguientes pestañas, podrá encontrar información detallada acerca de su uso.

Texto una línea

Está diseñado para recopilar respuestas breves, con una limitación de hasta 255 caracteres.

Estos campos presentan una interfaz de entrada de una sola línea, ideal para capturar información concisa como nombres, direcciones o números de teléfono.

Este campo ofrece la posibilidad de activar la lectura de códigos de barras y códigos QR para una entrada eficiente de datos. Para utilizarlo, simplemente active la opción correspondiente como se muestra en la imagen.

Párrafo

Permiten recopilar respuestas más extensas, con una restricción de hasta 500 caracteres. A diferencia del campo texto una línea, estos campos ofrecen un área más amplia que facilita la entrada de textos más largos, como comentarios detallados o descripciones.

Este campo permite a los usuarios saltar de línea y copiar vínculos, manteniendo la integridad de los enlaces proporcionados en la respuesta.

Secreto

Se utiliza para capturar información sin que la respuesta sea visible durante la captura. La información capturada solo se revelará una vez que se haya enviado el registro.

Descripción

Este campo se utiliza para incluir texto en la forma y que sirva como referencia al momento de capturar información. Puede contener recomendaciones o instrucciones a seguir.

Nota

Si requiere un PDF del registro, este campo no estará presente en el documento; solo será visible al responder la forma.

Este campo es útil para capturar únicamente direcciones de correo electrónico.

Importante

Linkaform realiza una validación para asegurarse de que la dirección tenga la estructura correspondiente a un correo electrónico. Sin embargo, Linkaform no verifica la existencia real del correo electrónico.

El campo Email permite configurar la forma para enviar una copia del registro capturado por correo. Para activar esta función, seleccione la opción Enviar Email.

Atención

Esta opción está disponible unicamente para formas.

Se habilitará el botón Configuración de Email. A continuación, siga las siguientes configuraciones:

En este apartado, configure al remitente. Haga clic en el campo y seleccione el remitente deseado.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Email personalizado	Si elige esta opción, ingrese el correo electrónico.
Respuesta a campo de correo	La dirección de correo electrónico proporcionada en un campo email del formulario.

Para

Esta opción permite configurar las acciones que se llevarán a cabo cuando se envíe el registro.

Atención

Por defecto, el correo capturado o especificado en el campo al enviar el registro se toma como destinatario . Para configurar al destinatario, debe hacerlo en la Configuración de Email de toda la forma.

Siga los siguientes pasos:

Seleccione una acción al editar un registro.
Active la opción Adjuntar PDF si necesita enviar el registro en un documento PDF y seleccione una plantilla.

Ver también

Por defecto, la lista de opciones contienen plantillas genéricas que se adaptan a cualquier formulario. Si necesita un documento personalizado, consulte la documentación sobre Desarrollo de PDFs

Active la opción Adjuntar imagen de compañía para que el PDF contenga el logo de su empresa.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Asunto

En este apartado, defina el asunto que mostrará el correo. En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Para seleccionar un metadato o campo, elija y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá el metadato o el id correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.form.name}} es el metadato que muestra el nombre de la forma.

Cuerpo

Este apartado es para definir el cuerpo del correo. El cuerpo de un correo es útil para agregar una descripción más detallada y extensa.

De manera similar al caso anterior, puede utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el cuerpo.

Simplemente seleccione el metadato o el campo deseado y haga clic en Agregar.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.answers.65a72ad10e0c..}} representa los identificadores únicos de los campos asociados al formulario. Observe la diferencia entre un metadato y un campo.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.

Campo respuesta múltiple¶

Un campo de respuesta múltiple resulta útil cuando se busca recopilar datos sobre preferencias, habilidades o situaciones en las que las respuestas no son excluyentes entre sí.

Consulte las siguientes pestañas donde podrá encontrar los tipos de respuesta múltiple disponibles:

Respuesta única

Este campo se utiliza para seleccionar una opción de una lista de opciones proporcionadas.

Para añadir una nueva respuesta, presione Agregar otra opción.
Para permitir al usuario ingresar una respuesta personalizada, active el bullet Opción abierta.
Para ordenar alfabéticamente (A-Z o de la Z-A) las respuestas, presione Ascendente o Descendente.
Si lo necesita, ordene manualmente las respuestas arrastrando la opción al lugar deseado.
Para eliminar una respuesta, presione el botón x ubicado al lado de la opción.

Respuesta múltiple

Este campo permite seleccionar más de una opción de la lista proporcionada.

Para agregar otra respuesta, use Agregar otra opción.
Active Opción abierta para respuestas personalizadas.
Ordene alfabéticamente con Ascendente o Descendente.
Reordene arrastrando las respuestas.
Elimine opciones con el botón x.

Sí/No

Este campo simplifica las opciones de respuesta a solo Sí o No, donde solo se puede elegir una respuesta.

Ordene alfabéticamente con Ascendente o Descendente.
Ordene manualmente arrastrando las respuestas.
Elimine una respuesta con el botón x.

Selecciona un campo

Este campo se utiliza para mostrar las opciones en un selector desplegable, donde los usuarios deben seleccionar una respuesta.

Para agregar otra respuesta, use Agregar otra opción.
Ordene alfabéticamente con Ascendente o Descendente.
Reordene arrastrando las respuestas.
Elimine opciones con el botón x.

Revise las siguientes configuraciones:

Configuración de la notificación

La configuración de correo electrónico permite establecer y personalizar cómo se gestionan y entregan los correos electrónicos para notificar al destinatario según se responda la forma.

Ver también

Para personalizar el envío de un correo electrónico de acuerdo a una acción más específica, puede crear un flujo de trabajo personalizado. Consulte la sección enviar correo para mas detalles.

Para acceder y realizar la configuración necesaria, consulte las siguientes pestañas:

Seleccione Configuración de Email.

En este apartado, configure al remitente.

Haga clic en el selector y elija la opción según lo requiera, teniendo en cuenta la siguiente información:

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Email personalizado	Si elige esta opción, ingrese el correo electrónico.

Para

En este apartado, configure a los destinatarios que recibirán la notificación cuando se seleccione una opción del campo de respuesta múltiple. Siga los siguientes pasos:

Seleccione la opción del campo para la cual se enviará la notificación y presione Agregar opción. Para eliminar una opción, presione el botón x.
Si necesita notificar a un usuario específico de su empresa, ingrese el nombre o correo del destinatario y presione Enter.

Nota

Al ingresar el nombre, Linkaform proporcionará coincidencias automáticamente. Si el usuario de su interés tiene un a cuenta vigente, aparecerá en la lista desplegable. De lo contrario, no se mostrará ninguna sugerencia.

Si lo requiere, puede seleccionar una opción determinada. Si elige una opción de este campo, oprima el botón Agregar cada vez que seleccione una opción. Para eliminar alguna opción, oprima el icono x.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.

Seleccione una acción al editar un registro.
Active la opción Adjuntar PDF si necesita enviar el registro en un documento PDF y seleccione una plantilla.

Ver también

Por defecto, la lista de opciones contienen plantillas genéricas que se adaptan a cualquier formulario. Si necesita un documento personalizado, consulte la documentación sobre Desarrollo de PDFs

Active la opción Adjuntar imagen de compañía para que el PDF contenga el logo de su empresa.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Asunto

En este apartado, defina el asunto que mostrará el correo.

En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Para seleccionar un metadato o campo, elija y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá el metadato o el id correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.form.name}} es el metadato que muestra el nombre de la forma.

Cuerpo

En este apartado, defina el cuerpo del correo, que es útil para agregar una descripción más detallada y extensa.

De manera similar al caso anterior, utilice metadatos y/o campos de la forma para personalizar el cuerpo, seleccionando y haciendo clic en Agregar.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.answers.65a72ad10e0c..}} representa los identificadores únicos de los campos asociados al formulario. Observe la diferencia entre un metadato y un campo.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.

Campo número¶

Los campos numéricos se utilizan para recopilar información numérica. Considere las siguientes configuraciones que comparten:

Revise y si es necesario, configure la ponderacion del campo.
Si requiere, habilite la configuración de Email en el campo email.
Establezca parámetros de rango de mínimos y máximos en las Propiedades del campo.

Entero

Este tipo de campo permite introducir únicamente números enteros.

Decimal

Permite introducir números con decimales.

Campo fecha¶

Este campo es útil para recopilar información relacionada con el tiempo. Se utiliza comúnmente para agregar información de fecha y hora en una misma captura.

Importante

Si lo requiere, puede agregar estos campos por separado.

Campo grupo repetitivo¶

Un grupo repetitivo es un campo utilizado para agregar varios sets dentro de él. Considérelo como un campo que permite incluir pequeños formularios dentro del formulario principal, con la ventaja de poder responder las veces que sea necesario.

Atención

Esta opción está disponible unicamente para formas.

Para utilizarlo, siga estos pasos:

Agregue el campo.
Asigne un nombre con el título del campo.
Guarde la forma en su totalidad.

Importante

Guardar el formulario permitirá habilitar la opción Editar.

Seleccione Editar (se mostrará una plantilla en blanco).
Coloque los campos que formarán parte de este grupo repetitivo (son los mismos vistos en esta sección, excepto los grupos repetitivos).

Campo geolocalización¶

El campo de geolocalización se utiliza para incluir la ubicación geográfica en el registro capturado. Este campo es editable, por lo que podrá modificarla según sea necesario.

Campo fotografías¶

Este campo es utilizado para agregar evidencias fotográficas al registro en el momento de la captura y/o edición.

En la opción Config de este campo, se definen parámetros que son posibles de configurar, los cuales son:

Cantidad de imágenes: Mínimo 0, Máximo 10.

Seleccionar imágenes de: Cámara, Galería, Dibujar. Las opciones activadas serán las permitidas para este campo.

Configuración de campos contiene las siguientes opciones:

Agregar a la imagen: Permite incluir los parámetros de geolocalización (ubicación) en la que se tomó o agregó la foto, así como la fecha de captura.
Campos: Permite incluir campos correspondientes de la forma o catálogo para agregarlos impresos en esa imagen. Simplemente teclee el título del campo y Linkaform lo sugerirá; presione Enter y se agregará.
Nombre de archivo: Permite incluir metadatos correspondientes a ese registro en el nombre de archivo o puede introducir un texto para que se imprima en la imagen.
Configurar marca de agua: Habilitar esta opción permite definir el color, tamaño y la posición de la marca de agua en la foto donde desea que aparezca impresa la información.

Campo documentos¶

Este campo permite agregar diferentes tipos de archivos en el momento de la captura y/o edición del registro.

Del mismo modo que el campo fotografías, puede configurar los parámetros en conf . Sin embargo, aquí tiene la posibilidad de seleccionar qué tipo de archivos son permitidos.

Campo firma¶

Este tipo de campo permite a los usuarios firmar digitalmente, es útil en situaciones donde se requiere una confirmación o autorización.

Si se contesta o edita el formulario o catálogo desde la aplicación web, simplemente podrán utilizar el teclado. Por otro lado, al utilizar dispositivos móviles, podrán dibujar su firma.

Importante

Al momento de responder o editar, la firma se guardará y tratará como un archivo de tipo imagen.

Campo catálogo¶

Un campo de tipo catálogo permite consultar los registros almacenados en la misma.

Ver también

consulte Catálogos para más detalles.

Para utilizar un catálogo, siga los siguientes pasos:

Cree un catálogo.

Ver también

consulte Crear catálogo .

Agregue el campo catálogo.
Asigne un nombre al campo catálogo.
Ingrese el nombre del catálogo previamente preparado en el recuadro vacío. Linkaform sugerirá automáticamente el catálogo correspondiente.

Advertencia

Dentro de una forma, no es posible utilizar el mismo catálogo más de una vez.

Guarde la forma o el catálogo en su totalidad.
Presione el botón Editar para personalizar los campos del catálogo. Consulte el siguiente desplegable para más detalles.

Configuración de Email¶

La configuración de correo electrónico permite establecer y personalizar cómo se gestionan y entregan los correos electrónicos para notificar al destinatario según se responda la forma.

Ver también

Para personalizar el envío de un correo electrónico de acuerdo a una acción más específica, puede crear un flujo de trabajo personalizado. Consulte la sección enviar correo para mas detalles.

Para acceder y realizar la configuración necesaria, consulte las siguientes pestañas:

Seleccione Configuración de Email.

En este apartado, configure al remitente. Haga clic en el campo y seleccione el remitente deseado.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Email personalizado	Si elige esta opción, ingrese el correo electrónico.
Respuesta a campo de correo	La dirección de correo electrónico proporcionada en un campo email del formulario.

Para

En este apartado, configure al destinatario y las opciones de envío de los registros. Siga los siguientes pasos:

Si necesita notificar a un usuario específico de su empresa, ingrese el nombre o correo del destinatario y presione Enter.

Nota

Al ingresar el nombre, Linkaform proporcionará coincidencias automáticamente. Si el usuario de su interés tiene una cuenta vigente, aparecerá en la lista desplegable. De lo contrario, no se mostrará ninguna sugerencia.

Si lo requiere, puede seleccionar una opción determinada en el campo Enviar A. Si elige una opción de este campo, oprima el botón Agregar cada vez que seleccione una opción. Para eliminar alguna opción, oprima el icono x.

Campo	Descripción
Dueño de la forma	Usuario que creó la forma.
Dueño de la cuenta	Propietario de la cuenta.
Usuarios que contestan	Usuarios que responden el formulario.
Usuario que creó el registro	Usuarios que creó el registro.
Conexión del registro	Usuario que no pertenece a la misma cuenta padre pero tiene acceso a visualizar el registro.
Respuesta a campo de correo	La dirección de correo electrónico proporcionada en un campo email del formulario.

Seleccione una acción al editar un registro.
Active la opción Adjuntar PDF si necesita enviar el registro en un documento PDF y seleccione una plantilla.

Ver también

Por defecto, la lista de opciones contienen plantillas genéricas que se adaptan a cualquier formulario. Si necesita un documento personalizado, consulte la documentación sobre Desarrollo de PDFs

Active la opción Adjuntar imagen de compañía para que el PDF contenga el logo de su empresa.
Active la opción Enviar adjuntos si necesita incluir algunos campos de su interés.

Asunto

En este apartado, defina el asunto que mostrará el correo. En la parte inferior, Linkaform permite utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el asunto.

Para seleccionar un metadato o campo, elija y haga clic en Agregar. Al hacerlo, aparecerá el metadato o el id correspondiente al campo seleccionado.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.form.name}} es el metadato que muestra el nombre de la forma.

Cuerpo

Este apartado es para definir el cuerpo del correo. El cuerpo de un correo es útil para agregar una descripción más detallada y extensa.

De manera similar al caso anterior, puede utilizar metadatos y campos de la forma para personalizar el cuerpo.

Simplemente seleccione el metadato o el campo deseado y haga clic en Agregar.

Ejemplo

En este ejemplo, {{record.answers.65a72ad10e0c..}} representa los identificadores únicos de los campos asociados al formulario. Observe la diferencia entre un metadato y un campo.

Vista previa

En vista previa, podrá revisar el resultado final de las configuraciones que realizó anteriormente.

Al estar seguro de sus cambios, seleccione Guardar.