Módulo Contratistas

El Módulo Contratistas proporciona elementos y configuraciones para la administración de la información de múltiples contratistas, además de permitir la ejecución de procesos específicos que involucran a los contratistas.

Advertencia

Este módulo es importante para el Módulo de Seguridad .

Alta de Contratistas

Observe y analice el siguiente diagrama de flujo. Este diagrama representa el flujo de acciones necesarias para registrar y gestionar la información de los contratistas.

Forma: Contratistas

La forma Contratistas permite ingresar y gestionar toda la información relevante sobre los diferentes contratistas.

Para acceder a la forma, seleccione la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral y ubique la carpeta Contratistas.

Al crear un nuevo registro en esta forma, se sincronizará automáticamente con el catálogo contratistas . Observe el flujo de acciones necesario en el siguiente diagrama.

Para la sincronización del registro con el catálogo, la forma está configurada para utilizar la acción Sync Catalog Records.

Atención

Si realiza modificaciones en la forma de Contratistas, asegúrese de actualizar también el catálogo de Contratistas y verificar que los identificadores de los campos sean los mismos.

Ver también

Consulte Configuración de flujos para más detalles.

Al registrar un nuevo contratista, se inicia un proceso que permite al propio contratista completar su solicitud. Simplemente, asegúrese de especificar la razón social, el RFC y un correo electrónico válido.

El contratista puede ir completando su solicitud en etapas y actualizar su registro cada vez que realice algún cambio.

Una vez completada la solicitud, proceda con la autorización dentro de la empresa modificando el Estatus del contratista.

Ver también

Consulte alta de contratistas para más detalles.

Estructura

La forma se divide en dos secciones principales:

1. Datos Generales

   • Razón Social: Nombre legal del contratista.

   • RFC: Registro Federal de Contribuyentes.

   • Email Contratista: Correo electrónico principal del contratista (importante para notificaciones).

   • Teléfono Contratista: Número telefónico de contacto.

   • Servicios a Prestar: Descripción de los servicios que el contratista ofrecerá.

   • Estatus Solicitud: Indica el estado actual del proceso de solicitud de alta del contratista.

   • Estatus del Contratista: Refleja el estado operativo del contratista dentro de la empresa.

Advertencia

Asegúrese de que el correo electrónico del contratista sea válido, ya que se utilizará para comunicaciones importantes relacionadas con su solicitud de alta y otros procesos importantes.

2. Documentos

   • Acta de Situación Fiscal.

   • Identificación del Representante Legal.

   • Comprobante de Domicilio.

Registros

Observe el siguiente ejemplo de registro.

Catálogo: Contratistas

El catálogo Contratistas contiene los mismos registros que de la forma contratistas .

Atención

Este catálogo está preparado para recibir un registro derivado de una forma, por lo tanto, no deberá preocuparse por contestar manualmente el registro en el catálogo. Simplemente responda la forma de contratistas y Linkaform se encargará de sincronizar el mismo registro en este catálogo.

Para acceder al catálogo, seleccione la opción Catálogos > Catálogos en el menú lateral y ubique la carpeta Contratistas.

Para más detalles sobre la estructura, consulte la forma correspondiente. Observe los siguientes registros de ejemplo:

Nota

Recuerde que un catálogo es útil para tener acceso rápido a los datos necesarios para distintas funciones dentro de otras formas o catálogos.

Completar Alta de Contratista

Si es contratista, siga siga los siguientes pasos para completar su alta:

Importante

Si no tiene una cuenta en LinkaForm , podrá responder la forma sin necesidad de una cuenta o suscripción.

1. Diríjase a su correo electrónico .

2. Identifique el correo de la empresa que solicita sus servicios. Observe la siguiente imagen como referencia, puede variar dependiendo de la empresa.

3. Presione el hipervínculo al final del correo. Será redirigido a una nueva pestaña con una forma prellenada.

4. Revise que los datos generales registrados sean correctos, de lo contrario actualice la información.

5. Complete la sección de documentos y suba los archivos requeridos.

6. Cambie el Estatus Solicitud a Completada solo si ha completado toda la información solicitada. De lo contrario, no modifique el estatus hasta que termine su captura.

Consejo

Considere que no es necesario completar el registro en una sola sesión. Puede enviar las respuestas parciales y acceder a la misma URL en cualquier momento para continuar con la captura.

Advertencia

Por ningún motivo modifique el Estatus del contratista. Este campo solo puede ser modificado por la empresa que solicitó sus servicios.

Carga de Permisos para Empleados

La carga de permisos es el proceso mediante el cual los contratistas se encargan de registrar o cargar los permisos necesarios para sus empleados, según los requisitos establecidos por la empresa o la ubicación a la que buscan acceder.

Este proceso permite que los empleados obtengan la autorización de acceso una vez que cumplan con los permisos solicitados, asegurando que todos los requisitos estén en regla antes de otorgarles el acceso a la instalación.

Forma: Carga de Permisos de Visitantes

Esta forma está diseñada para facilitar la administración de los permisos requeridos para los visitantes, permitiendo cargar documentación, establecer fechas de vigencia y proporcionar otros detalles relevantes. A través de esta forma, se asegura que todos los permisos solicitados estén debidamente registrados y actualizados para permitir el acceso autorizado a las instalaciones.

Revise las siguientes pestañas para obtener más detalles sobre la estructura de la forma y ejemplos de registros.

Estructura

La forma está compuesta por los siguientes campos:

Razón Social: Nombre legal del contratista.

Prudencia

Si por algún motivo visualiza una razón social diferente a la suya, omita esa información y no la seleccione bajo ninguna circunstancia, ya que se trata de información clasificada de otros contratistas.

Nombre completo: Seleccione al empleado al que se le cargará el permiso.

Permiso: Identifique el tipo de permiso o certificación requerida.

Documento: Suba una copia digital del documento que acredita el permiso.

Fotografía: Añada una imagen del documento para respaldo visual.

Fecha de Expedición: Fecha en la que fue expedido el permiso.

Fecha de Caducidad: Fecha en la que el permiso dejará de ser válido.

Advertencia

Si el permiso está próximo a vencer, asegúrese de actualizar la información para evitar restricciones en el acceso del visitante, ya que la forma no realiza estos cálculos automáticamente. Actualmente, se está trabajando en mejorar este proceso.

Estatus de Autorización: Indica el estado actual del permiso (Pendiente, Autorizado, En Revisión).

Nota

Si el estatus de la autorización del permiso no es Autorizado, el visitante no podrá acceder a las instalaciones, ya que el permiso aparecerá como no válido en el pase de entrada.

Estatus de Documento: Refleja el estado del documento (Activo, Vencido).

Registros

Cada registro representa información sobre un permiso otorgado a un empleado. Observe el siguiente ejemplo de los permisos solicitados para un empleado, que incluye la documentación, vigencia y estatus de cada permiso.

Ha completado con éxito el proceso de configuración y utilización del módulo de contratistas. Recuerde que este módulo es adaptable a sus necesidades, lo que significa que puede ajustarlo según lo requiera.

Si tiene alguna duda o necesita asistencia técnica, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte.