MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DE SOTER

Este manual tiene como objetivo guiar en la configuración de las formas y catálogos necesarios para el funcionamiento de Soter. Aunque existen otros catálogos y formas dentro de la plataforma, este manual se centrará exclusivamente en los elementos necesarios para comenzar a utilizar el sistema. Los demás catálogos y formas se presentan solo para su referencia, pero no forman parte de la configuración inicial requerida.

Carpeta: Base

En esta carpeta se configuran catálogos y formas, como la información sobre compañías, contactos y otros elementos generales.

Forma: Contactos

La forma ofrece una funcionalidad similar a la de la lista de contactos en un teléfono, permitiendo almacenar y gestionar la información de contacto de personas y empresas.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Contacto, ubicado en la carpeta Base.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Nombre de Dirección: Alias con el que desea guardar al contacto.

• Imagen: Imagen descriptiva del contacto (opcionalmente).

• Dirección: Ubicación específica del lugar (número, calle, etc.).

• Geolocalización: Ubicación del contacto.

Consejo

Ingrese la dirección o las coordenadas en la barra de búsqueda y linkaform mostrará las coincidencias disponibles para la ubicación proporcionada.

Tipo de Contacto

• Empresa: Dirección de la ubicación de una empresa.

• Persona: Dirección personal de la residencia del usuario.

• Dirección: Dirección única sobre una ubicación en concreto.

Status

• Activo: El contacto es vigente y utilizado.

• Inactivo: El contacto no es utilizado.

Importante

Cuando crea un registro en la forma, automáticamente se crea un registro sincronizado en el catálogo Contacto.

5. Presione el botón Mandar respuestas o el botón flotante de envío para finalizar la captura de la forma.

Carpeta: Ubicaciones

La carpeta Ubicaciones almacena información sobre las distintas plantas o sucursales de la compañía y las áreas asociadas dentro de ellas. En este carpeta se trabajan dos formas:

Forma: Ubicación

Esta forma permite registrar múltiples ubicaciones, útil para administrar diversas sucursales pertenecientes a una misma empresa.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Ubicaciones, ubicado en la carpeta Ubicaciones.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Ubicación: Nombre descriptivo de la ubicación.

• Contacto: Dirección de la ubicación (catálogo Contacto de la carpeta Base).

Importante

Los datos ingresados en esta forma se sincronizan automáticamente con el catálogo Ubicación.

Cualquier modificación realizada en esta forma se reflejará automáticamente en el catálogo.

Forma: Áreas de las Ubicaciones

Esta forma permite definir las áreas que estarán asociadas a cada ubicación.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Areas de las Ubicaciones, ubicado en la carpeta Ubicaciones.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Nombre del Área: Nombre descriptivo del área dentro de la ubicación.

• Ubicación: Ubicación a la que pertenece el área (catálogo Ubicaciones).

• Tipo de Área: Tipo al que pertenece el área (catálogo Tipo de Areas).

• Dirección: Dirección del área dentro de la ubicación (catálogo Contacto de la carpeta Base).

• Estatus del Área: Estado actual del área (abierta, cerrada, clausurada, en mantenimiento, disponible, ocupada).

• Estatus: Estado administrativo del área (activa o inactiva).

• QR Área: Código QR asociado al área para su identificación y acceso.

Nota

El código QR es generado automáticamente por un script interno de LinkaForm, por lo que no será necesario cargar ninguna imagen relacionada con el QR.

Importante

Los datos registrados en esta forma se sincronizan con los catálogos Areas de las Ubicaciones y Areas de las Ubicaciones Salidas.

Cualquier modificación realizada en esta forma se reflejará automáticamente en las mismas.

Ejemplo

Cuando registre una nueva área dentro de una ubicación, es posible que no cuente con una dirección específica. En tal caso, utilice la dirección de la ubicación general.

Sin embargo, para ubicaciones que no se encuentran físicamente dentro del edificio pero forman parte de la misma instalación, utilice una dirección específica. Por ejemplo:

Para casetas de vigilancia, que se encuentran en diferentes puntos fuera de la instalación, asegúrese de asignar una dirección específica para cada una. Observe la siguiente imagen.

Carpeta: RecursosHumanos

En esta carpeta se centraliza la información de los empleados que forman parte de las compañías registradas.

Forma: Empleados

Esta forma permite registrar y gestionar los datos personales y laborales de los empleados. Esto incluye información básica y detalles necesarios para su identificación y asignación dentro de Soter.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Empleados, ubicado en la carpeta RecursosHumanos.

3. Responda la forma:

Advertencia

La forma incluye varios campos que pueden ser útiles para un registro más completo de los empleados.

Sin embargo, tenga en cuenta que las siguientes secciones y campos de la forma son obligatorios.

Datos Generales

Información básica del empleado.

• Nombre completo: Registro del nombre completo del empleado, utilizado para su identificación dentro del sistema.

• Fotografía: Imagen reciente del empleado que facilita su identificación visual en la plataforma.

• Estatus dentro de la empresa: Situación laboral del empleado dentro de la compañía (Activo o Inactivo).

• Estatus de disponibilidad: Define el estado del empleado para asignaciones específicas o actividades relacionadas (Disponible o No disponible)

Domicilio

Dirección física del empleado.

Nota

La información mostrada es la registrada en la forma Contacto.

Detalles de Contratación

Información relacionada con la contratación del empleado.

Nota

Los datos se obtienen del catálogo Compañía.

Puesto de trabajo

Descripción del ambiente laboral en el que se desarrollará el empleado.

LINK

Información sobre los accesos a Soter:

• ID de usuario: Clave única de la cuenta del empleado en la plataforma LinkaForm.

• Username: Nombre de usuario único del empleado en la plataforma LinkaForm.

• Email: Correo electrónico único del empleado en la plataforma LinkaForm.

Importante

Los empleados que utilicen Soter deberán tener una cuenta vigente en Linkaform.

Forma: Configuración Areas y Empleados

Esta forma permite asociar empleados a áreas específicas dentro de una ubicación, facilitando la gestión y asignación de responsabilidades o accesos según el área designada.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Configuracion Areas y Empleados, ubicado en la carpeta RecursosHumanos > Config.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Empleado: Seleccione el empleado que será asignado al área (catálogo Empleados ubicado en la carpeta Empleados).

• Áreas: Especifique las áreas asignadas al empleado (catálogo Areas de las Ubicaciones de la carpeta Empleados).

• Marcar como: Indica si la asignación será Default (predeterminada) o Normal.

• Comentario: Observaciones o notas relacionadas con la asignación.

Advertencia

Esta configuración es un paso importante para el correcto uso de Soter. La ubicación y las áreas asignadas determinarán la información que podrá consultar el empleado.

Importante

Los datos registrados en esta forma se sincronizan con los catálogos Configuracion Areas y Empleados y Configuracion Areas y Empleados Apoyo.

Cualquier modificación realizada en esta forma se reflejará automáticamente en las mismas.

Carpeta: Contratistas

Forma: Contratistas

Esta forma permite registrar a las empresas contratistas, incluyendo información básica, contactos clave y documentos necesarios para su identificación.

Al registrar un nuevo contratista, se inicia un proceso colaborativo en el que el contratista tiene la responsabilidad de completar su solicitud, actualizando datos y documentos conforme sea necesario. A continuación, se presenta un diagrama para facilitar su comprensión:

Importante

Envíe el manual del proceso de alta de contratistas a la empresa contratista que será registrado para que pueda completar su solicitud.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Contratistas, ubicado en la carpeta Contratistas.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

Generales

• Razón Social: Nombre legal del contratista.

• RFC/RUC: Registro Federal de Contribuyentes.

• Email contratista

Advertencia

Asegúrese de que el correo electrónico del contratista sea válido, ya que será utilizado para comunicaciones críticas relacionadas con su solicitud y otros procesos importantes.

• Teléfono contratista

• Servicios a Prestar: Servicios que el contratista ofrecerá.

• Estatus Solicitud: Estado actual del proceso de solicitud del contratista (Alta, Completada, En proceso , Revisión).

• Estatus del Contratista: Estado operativo del contratista dentro de la empresa (Documentación, Autorizado, No autorizado)

Administración

Especificación sobre actividades de alto riesgo.

Nota

El contratista puede completar su solicitud en varias etapas, actualizando su registro conforme realice cambios.

La responsabilidad será de la forma revisar cada actualización y cambiar el estatus según lo requiera.

Una vez que la solicitud esté completamente llena, deberá proceder con la autorización dentro de la empresa, actualizando el estatus del contratista a Autorizado.

Advertencia

Solo los trabajadores de contratistas con estado Autorizado podrán ser considerados como candidatos para convertirse en visitas autorizadas y generar pases de entrada que les permitan acceder a las instalaciones de la compañía.

Importante

Los datos ingresados en esta forma se sincronizan automáticamente con el catálogo Contratistas.

Cualquier modificación realizada en esta forma se reflejará automáticamente en el catálogo.

Carpeta: Seguridad

A través de las formas incluidas en esta carpeta, se configuran aspectos críticos como visitas, permisos, accesos y la asignación de roles específicos para el personal de seguridad. Este manual se enfocará en la configuración de las siguientes formas:

• Configuración Accesos

• Configuración Módulo Seguridad

• Puestos de Guardias

• Visita Autorizada

• Pase de Entrada

Forma: Configuración Accesos

Esta forma permite configurar y asignar el acceso del usuario o grupo a las distintas funcionalidades de la aplicación Soter.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Configuracion Accesos, ubicado en la carpeta Seguridad > Config.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Usuario: Empleado que tendrá acceso a las funcionalidades.

• Grupos: Grupo de empleados.

• Menus: Funcionalidades específicas de la aplicación a las que el empleado tendrá acceso.

Advertencia

• Puede asignar funcionalidades a un usuario individual o a grupos.

• Si asigna funcionalidades a un grupo, todos los miembros de dicho grupo tendrán acceso a las mismas funcionalidades seleccionadas.

• Asegúrese de que las funcionalidades asignadas correspondan al rol del empleado y no generen conflictos con otros accesos previamente otorgados.

• Los cambios realizados en esta forma tendrán un impacto inmediato en las funcionalidades disponibles para el usuario dentro de la aplicación.

• Es recomendable revisar y actualizar los permisos regularmente para mantener la seguridad y funcionalidad del sistema.

Forma: Configuración Módulo Seguridad

Esta forma permite establecer los requisitos necesarios para regular el acceso a las instalaciones. Es utilizada principalmente para asegurar que los requisitos de seguridad definidos sean obligatorios durante el proceso de emisión de pases.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Configuracion Modulo Seguridad, ubicado en la carpeta Seguridad > Config.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Ubicación: Ubicación donde se aplicarán los requisitos de seguridad.

• Datos requeridos: Datos que serán obligatorios para emitir los pases de entrada.

Consejo

Si cuenta con múltiples sucursales o instalaciones, asegúrese de agregar las configuraciones correspondientes para cada una.

Forma: Visita Autorizada

Esta forma permite registrar al personal de empresas contratistas que realizarán servicios a beneficio de la empresa.

La principal función de la forma es gestionar el estado de los empleados (visitas) en relación con la empresa, facilitando la identificación de aquellos que podrían convertirse en visitantes recurrentes.

Importante

• Antes de registrar a un empleado del contratista, asegúrese de recopilar toda la información relevante de la persona, similar a los datos que se solicitan a un trabajador antes de su contratación. Esto permite verificar su identidad antes de permitir el acceso a la ubicación.

• Solo los visitantes registrados como Autorizados pueden recibir un pase de entrada (invitación para acceder a la empresa).

• Una vez que la visita esté registrada y autorizada, podrá generar un pase de entrada y especificar las áreas a las que el visitante tendrá permitido acceder.

Pasos para la configuración:

1. Navegue al apartado de formas seleccionando la opción Formas > Mis Formas en el menú lateral.

2. Identifique la forma Visita Autorizada, ubicado en la carpeta Seguridad.

3. Responda la forma según los siguientes campos:

• Nombre de la Visita: Nombre completo del visitante (Campo obligatorio).

• CURP: Clave Única de Registro de Población.

• Email: Dirección de correo electrónico de la visita.

• Teléfono: Número de teléfono de la visita.

• Foto: Imagen de la persona que realiza la visita.

• Identificación: Documento de identificación oficial.

• Contratista: Empresa a la que pertenece el visitante (catálogo Contratistas).

Nota

Si la visita no corresponde a un trabajador de un contratista, deje este campo en blanco.

• Estatus: Estado actual de la visita (Autorizado, Boletinado, Baja, etc.).

Una vez que el estatus de la visita esté autorizado, el contratista asociado será notificado por correo electrónico, informándole que su empleado es candidato para recibir pases de entrada. Observe el siguiente correo de ejemplo:

Advertencia

• Registrar una visita no significa que el visitante tenga acceso inmediato a la ubicación o a todas las áreas.

• Esta forma actúa como un filtro de seguridad, diferenciando a los visitantes autorizados de aquellos que tienen acceso restringido o que han sido boletinados. También permite actualizar el estado de visitantes que previamente eran regulares pero han sido dados de baja.

Nota

Cada empleado registrado se asigna a un perfil, el cual define los requerimientos y restricciones obligatorios que deben cumplirse para que pueda desempeñar su función dentro de la ubicación.

La asignación de perfiles será abordada en secciones posteriores. Por el momento, enfoque el proceso en registrar y autorizar las visitas necesarias.

Importante

Los datos ingresados en esta forma se sincronizan automáticamente con el catálogo Visita Autorizada.

Cualquier modificación realizada en esta forma se reflejará automáticamente en el catálogo.